Le « comment savoir quoi faire  avec ZIMBRA »

Sommaire :

1) Accéder à Zimbra

2) Mail

· Envoyer un mail

· Inclure une pièce jointe

3) Carnet d’adresses

· Liste de diffusion

4) Calendrier

· Vue d’ensemble

· Affichage

· Marquer comme

· Ajout participant

· Ajout de calendrier partagé

5) Porte-documents

· Créer nouveau document

· Ajouter nouveau document

6) Préférences

· Signature

· Mail automatique d’absence

Zimbra est un outil de messagerie collaborative. Il intègre, en plus de la messagerie électronique classique, des outils annexes qui facilitent les échanges et l’organisation du travail en groupe.

Parmi ces fonctionnalités, on va trouver les contacts partagés, les agendas, la gestion des tâches et le porte-documents.

1) Accéder à Zimbra :

Zimbra est accessible par une interface web. Il donc possible de s’y connecter de n’importe quel poste disposant d’un accès internet.

L’adresse est la suivante : http://zimbra.mondomaine

Vous obtenez alors la page de connexion

Saisissez vos identifiants et mots de passe. Si vous êtes sur votre poste de travail habituel, vous pouvez cocher la case Mémoriser mes valeurs d’accès, le navigateur stocke alors vos identifiants et mots de passe et vous évite de les ressaisir à chaque connexion.

Une fois vos identifiants validés vous arrivez sur votre page d’accueil qui est, par défaut, votre boîte de réception.

En haut nous voyons les onglets : Mail, Carnet d’adresses, Calendrier, Tâches, Porte-documents, préférences.

2) Mail :

Cet onglet est celui qui comprend votre boîte de réception, ainsi que les messages, envoyés, les brouillons, et tous les dossiers que vous aurez créé pour ranger vos mails.

ç En cliquant sur cette icône « dossier + », vous pouvez créer des dossiers à la racine du dossier surligné. Pour ce faire, cliquez sur un dossier (ici réception) et cliquez sur cette icône pour créer le dossier désiré. Celui-ci viendra se créer dans l’arborescence de « Réception ». Si l’on avait voulu le créer en sous-dossier de « autre » on aurait alors surligné « autre » avant de faire cette manipulation.

La création d’un dossier vous permet de nommer le dossier désiré, de lui octroyer une couleur pour le différencier des autres.

Pour affilier un dossier à une autre racine, il suffit de cliquer sur le dossier désiré et de faire un glisser - déposer jusque sur le dossier parent voulu. (Ainsi si l’on prenait « autres » et que l’on le déplaçait jusque sur « incidents » alors il deviendrait un sous-dossier de ce dernier.

Notons que nous pouvons créer des dossiers sous « envoyés », « Brouillons » ou créer des dossiers nouveaux à la racine au même titre que « Réception » ou « Envoyé » ou « Brouillons ».

- Dans le dossier « Envoyé », se trouvent tous les mails que vous avez envoyés.

è Pensez à vider régulièrement ce dossier des mails non désirés.

- Dans « Brouillons », se trouvent tous les mails non finis que vous avez enregistrés comme tel. Ce dossier est utile pour garder un mail modèle, par exemple, afin de s’en resservir ensuite.

- Dans « Spams » se trouvent tous les mails référencés par Zimbra comme publicitaires. Vous pouvez à l’occasion y jeter un coup d’œil, mais attention ici peuvent se retrouver des mails potentiellement dangereux. Donc préférez ne pas ouvrir ces mails sans être sûrs de leurs expéditeurs.

- Dans « Corbeille » se trouvent tous les mails que vous avez supprimés. Oui un mail supprimé ne l’est pas réellement, donc :

è Pensez régulièrement à aller dans ce dossier pour cocher tous les mails présents et vider la corbeille. Ce qui réellement allégera votre boîte mail.

Les « Tags » peuvent vous servir à annoter vos mails. Pour ce faire, cliquez sur l’icône « Tags + » et créez de la même façon (couleur et nom) vos tags pour annoter vos mails en fonction de votre travail.

Ainsi vous pouvez en cliquant droit en face de votre mail, faire « Marquer le mail » puis choisir soit un des Tags déjà créés par vos soins ou en créer un nouveau.

A noter que si vous rajouter un autre tag à un mail déjà taggué, un tag composé des deux couleurs apparaîtra sur ce dit mail. Pour effacer un des deux tags, il suffit de choisir « Enlever le tag » et de choisir le tag voulu.

Notez que vous avez aussi la possibilité de marquer le mail comme Spam, ou de créer une tâche ou un rendez-vous en fonction de ce mail.

Les drapeaux sont une annotation supplémentaire à laquelle vous pouvez donner le sens qu’il vous convient, pour ma part par exemple ce sont les mails urgents. Pour inscrire un drapeau sur un mail il suffit de cliquer gauche dans la case du mail ou normalement il y aurait un drapeau.

Il vous est aussi possible de déplacer un ou plusieurs mails cochés dans un dossier spécifique.

Bien entendu puisqu’il est inutile de ré expliquer comment nous ouvrons un mail en cliquant dessus, passons directement à l’envoi de mail avec ou sans pièces jointes.

• Pour envoyer un mail, il suffit comme vous le savez de cliquer sur nouveau en haut à gauche de vos messages. Sachez que vous pouvez aussi « répondre » à un mail ou « faire suivre un mail ».

- « Nouveau » créé un nouveau mail vierge, auquel il faudra remplir le destinataire, le sujet, ajouter des pièces jointes le besoin étant et remplir le corps du message.

è A noter que CC et CCI sont deux champs différents. Vous pouvez afficher ou masquer CCi en cliquant sur le lien éponyme à droite du champ CC.

ç

CC : sert à rentrer une ou des adresses de destinataires. Celles-ci seront visibles par tous les destinataires en réception du message.

CCi : sert à rentrer une ou des adresses mail (en ayant rempli ou non le champs CC), mais à la différence qu’ici, vos destinataires ne verront seulement que leur propre adresse sans voir celles des autres destinataires. Utile lors d’envoi groupé où vous ne voulez pas publier les adresses des uns et des autres ou si vous voulez que chaque destinataire vous réponde sans avoir peur de faire « répondre à tous » et de polluer la boîte mail des autres destinataires par la même occasion.

• Pour inclure une pièce jointe :

Il suffit de cliquer sur le trombone « ajouter une pièce jointe » et de suivre la marche à suivre.

Une fenêtre grise (1) s’ouvrira pour vous permettre de sélectionner les fichiers voulus. Cliquez sur « Sélect fichiers » et une autre fenêtre (2) s’ouvrira. Il ne vous suffit alors qu’à choisir le bon dossier contenant votre fichier et de cliquer sur votre fichier et cliquer sur « Ouvrir ». Le fichier joint viendra s’écrire (3) en face de « Sélect fichiers » dans la fenêtre 1. Si vous voulez ajouter d’autres fichiers, reprenez depuis l’étape 2 et ainsi de suite.

è Attention tout de même, la taille limite de la totalité des pièces jointes est de 49 Mo. Ceci étant il vaut mieux inclure plusieurs petits fichiers qu’un seul gros regroupant tous les petits. Temps de traitement et envoi en seront améliorés.

è Attention tout de même bis, ce n’est pas parce que votre boîte vous permet d’envoyer des pièces jointes allant jusqu’à 49 Mo que les boîtes de vos destinataires peuvent les digérer. Si vous recevez un mail de retour confirmant la non distribution pour telle ou telle adresse, baissez le poids de vos pièces jointes ou leur nombre.

3) Carnet d’adresses :

Ici seront référencés vos contacts et, cas échéant, les contacts partagés avec d’autres utilisateurs.

- A gauche nous retrouvons nos carnets d’adresses avec des dossiers si nous en avons créé (de la même manière qu’au chapitre « Mail »). S’ajoute ici une corbeille ou sont déposés les contacts supprimés (cela sert de sécurité en cas de mauvaise manipulation).

Pour ré intégrer un contact ou un dossier de contacts supprimés par mégarde, allez dans « Corbeille » et faites le glisser le dossier ou le contact jusqu’à l’arborescence voulue dans « Contacts ».

- Sera présent ici également un dossier « Personnes contactées par mail ». Inutile d’expliquer ce qui parle de lui-même, ici seront présents tous les contacts à qui vous avez envoyé des mails et qui ne sont pas présents dans vos contacts.

- Enfin peuvent être présents des dossiers de Contacts partagés avec d’autres personnes. Pour cela Il vous suffit de rechercher des partages en cliquant sur le lien éponyme auquel cas cette fenêtre s’ouvrira :

Ici il vous suffit d’inscrire un nom dans le champ « rechercher des partages » et de cliquer sur les propositions qui vous sont offertes, puis de cocher ce qui vous intéresse dans les partages de la personne en question.

Vous aurez aussi la possibilité de partager votre carnet, en cliquant droit sur votre Carnet et en choisissant : « Partager Carnet d’adresses ».

Une fois ceci fait cette fenêtre s’ouvrira :

De la même façon, vous serez amené à rentrer dans le champ prévu, un nom et de choisir les adresses connues proposées. Ensuite de cocher les différents choix que l’on vous propose en fonction de vos besoins.

Cette personne pourra alors avoir accès à votre carnet de contacts.

• Créer des listes de diffusion (groupe) :

Dans l’onglet carnet d’adresses si vous cliquez sur la flèche en face de nouveau apparaît un menu vous offrant diverses possibilités dont celle de créer un nouveau contact (inutile de mentionner comment ça se fait) et de créer un groupe. Ces groupes sont en fait des listes de diffusions. Comprendre par là, un contact cliquable à qui l’on enverrait d’un seul geste un message à toutes les adresses référencées dedans et offrant aussi la possibilité d’envoyer un message indifféremment à chaque adresse le composant.

Comme ceci :

Une fois cette icône choisie cette fenêtre s’ouvre vous donnant la possibilité de : lui donner un nom (1), choisir les adresses voulues (2) ou de les saisir dans le champ en bas à droite (3).

NB : nous voyons aussi en face du nom (1) qu’il est possible d’inclure un groupe de diffusion dans un dossier précis du carnet d’adresse ou dans les contacts de la racine du carnet d’adresse (4).

Au final votre groupe se présentera ainsi :

Un contact unique avec l’icône d’un groupe de diffusion. Quand vous créez un mail, vous pouvez en un seul clic dessus envoyer ce même message a toute la liste du groupe. Néanmoins il vous est possible de choisir dans l’encart de droit une adresse mail pour lui envoyer un message.

En envoyant un mail il se peut que votre répertoire ne contienne pas l’adresse voulue. Si la personne appartient au CER elle sera présente dans la LGA, la liste globale ou Zimbra cherche automatiquement les adresses pour la saisie ou autre. De ce fait quand vous envoyez un mail il se peut que la saisie automatique vous propose une adresse compatible sans même que celle-ci soit dans votre carnet.

De même vous pouvez ajouter une adresse mail à vos contacts en cliquant sur nouveau et en positionnant le choix « contact » sur liste globale d’adresse (LGA). Ainsi cela vous donnera le choix d’entrer un nouveau contact directement à partir de la LGA et d’importer tous les renseignements qui lui sont rattachés.

4) Calendrier :

Le calendrier comme son nom l’indique, sert à annoter vos différents rendez-vous, persos ou pros, pour vous offrir une vision personnalisable, par jour, semaine, mois. Il vous permet aussi de partager vos calendriers de la même façon que vos carnets d’adresses en choisissant les personnes et leurs droits, de créer des évènements comme des réunions en invitant des personnes partageant votre calendrier.

• Vue d’ensemble :

La vue de votre calendrier est donc modifiable en ouvrant le menu déroulant « Affichage ».

Pour ajouter un évènement, deux choix. Soit vous double cliquez sur la zone horaire au jour voulu soit vous cliquez droit sur cette même zone ce qui vous demande si cet évènement doit durer toute la journée ou quelques heures. Ces deux solutions diffèrent au niveau de l’affichage.

En effet si un évènement dure de 8h à 17h alors il prendra tout l’affichage, si vous lui indiquez qu’il doit durer la journée alors il prendra un petit encart mais le reste de la journée sera comptée comme dépendante de cet évènement.

Pourquoi me demanderez-vous ?

Simple, si vous partagez votre calendrier ou si quelqu’un a partagé son calendrier avec vous l’affichage en sera que plus clair surtout s’il a un évènement aussi prévu ce jour là.

Vous aurez donc la possibilité de nommer l’évènement, l’endroit, choisir quel affichage, les horaires et de programmer une alarme qui vous fera un rappel mail

• Affichage :
• Libre : indiquera par un liseré blanc que cet évènement ne vous coince pas pour autre chose.
• A confirmer : parle de lui-même, vous n’êtes pas sûr de cet évènement encore et il attend une action de votre part.
• Occupé : cet évènement prend votre disponibilité et ne pouvez avoir autre chose de prévu pendant.
• Hors du bureau : indique que quelque soit l’évènement que l’on crée et ou l’on vous invite vous n’êtes de toutes façons pas dans les locaux, inutile donc de vous chercher.

Ces différents affichages se verront par des liserés différents.

Liseré violet rayé de blanc pour les évènements « hors bureau » (1), blanc rayé vert et champ transparent pour « A confirmer » et  « libre » (2) et liseré bleu pour « occupé » (3).

• Marquer comme :

Vous avez ici le choix entre « public » ou « privé ». cette possibilité est très pratique car si jamais un rendez-vous personnel est inscrit dans votre calendrier alors en l’inscrivant en tant que privé, jamais il n’apparaîtra sur les calendriers de ceux qui partage le votre.

• Plus de détails  (ajout de participants) :

Quand vous cliquez sur le bouton éponyme cette fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir différents choix supplémentaires.

Ici vous avez la possibilité d’ajouter des participants à un évènement. Comme d’habitude la LGA vous proposera des contacts compatibles avec la saisie commencée.

Une fois ces contacts entrés et validés, en bas une version simplifiée de leur planning sera affichée. Ici nous voyons que pendant le laps de temps de l’évènement (entre trait vert et rouge) le contact que j’ai invité n’est pas disponible (représenté par une barre bleue).

Ce contact recevra par mail une demande de participation à laquelle elle pourra répondre positivement ou pas.

Une fois l’ajout de l’évènement rempli, il apparaît à sa place avec l’intitulé. Un simple survol de votre souris dessus vous renseigne sur les composants inhérents. Nous voyons aussi en bas que les participants doivent agir pour accepter ou pas leur participation.

De même dans le partage de calendrier ils peuvent en cliquant droit sur l’évènement répondre directement, en acceptant ou en refusant notamment.

• Ajout de calendrier partagé :

Inutile de vous dire comment partager votre calendrier c’est comme pour le carnet d’adresse. En revanche nous allons voir comment récupérer un carnet partager de quelqu’un et surtout comment il se visualise et rentre en collaboration avec le votre. Ceci est le cœur de l’outil collaboratif qu’est Zimbra.

Pour ajouter un calendrier rien de bien compliqué, cliquez sur « Rechercher des partages » à gauche sous « calendriers » et remplissez comme a notre habitude désormais ce qui suit.

Dans la fenêtre grise qui s’ouvre, rentrez le nom du contact duquel vous voulez afficher le calendrier partagé dans le champ « rechercher des partages ». Normalement la saisie automatique vous proposera les adresses compatibles. Il suffira ensuite de valider votre choix dans la liste proposée.

Une fois le partage accepté la vision de votre calendrier, modifiable, affiche les calendriers partagés des personnes choisies.

5) Porte-documents :

Le porte-documents est un endroit sur le serveur Zimbra qui vous permet de stocker des documents sans alourdir votre poste de travail. L’avantage étant que vous pouvez partager de porte-document, par exemple pour mettre en lecture à tous ce tutoriel.

A noter que chaque image que vous inclurez notamment dans les signatures, viendra aussi se placer dans porte-documents.

Vous pouvez ici aussi partager ou rechercher des partages des porte-documents comme nous l’avons vu avant, via « Rechercher des partages ».

Vous pouvez créer des dossiers, que vous pouvez partager seuls ou en groupe, contenant divers documents comme sur l’image suivante où nous pouvons naviguer dans le porte-documents du contact X.

• Créer un nouveau document :

Cliquer sur nouveau, nommez le, remplissez le contenu.

A la fin quand vous cliquez « enregistrer » il vous est demandé de remplir un commentaire que vous pouvez très bien laisser vide sans pour autant que ça porte préjudice à la suite.

Une fois enregistré, le document figurera dans la liste de votre porte-documents.

Vous avez également, en cliquant droit sur un document, la possibilité de l’inclure à un mail en pièce jointe, de le modifier bien sûr ainsi que d’autres possibilités assez compréhensibles.

• Ajouter un nouveau document :

Cette manipulation va être réalisée en cliquant sur « Uploader le fichier » (1) puis cela ouvrira une fenêtre dans laquelle nous allons pouvoir sélectionner un fichier (2). Ce qui ouvrira une troisième fenêtre d’exploration pour choisir quel fichier nous voulons mettre dans notre porte-documents (3).

6) Préférences :

Dans les préférences existent beaucoup de paramétrages et il me serait plus facile de vous déconseiller de vous y intéresser pour la bonne tenue de votre compte.

Néanmoins il me semble utile de vous signaler comment créer une signature et l’adjoindre a vos mails si ce n’est déjà fait.

• Signature :

Dans « Préférences », dans le menu de gauche, cliquez sur « Signatures ». Dans la fenêtre de droite s’ouvrira le concepteur de signatures. Si une signature est déjà présente dans votre compte elle apparaîtra ici et vous pourrez la modifier, y adjoindre une image (à condition qu’elle soit stockée sur un site, sinon elle ne sera pas visible lors de la réception des mails).

Vous pouvez créer plusieurs signatures en fonction de vos mails, interlocuteurs…

Vous pouvez aussi choisir quelle signature apparaîtra dans les nouveaux messages ou réponses.

• Mail automatique d’absence :

Détail utile qui a son importance : les mails automatiques de réponse en cas d’absence.

En effet qui n’a pas vécu le cauchemar de rentrer de congés, d’arrêt maladie et de découvrir qu’au petit matin de l’embauche, 450 mails attendaient patiemment d’être lus, triés, étiquetés et traités avant de devoir y répondre ?

Et bien dites au revoir à tout ceci car c’est fini. Désormais vous allez avoir la possibilité si vous ne l’aviez déjà pas utilisée de fournir un mail automatique qui répondra aux expéditeurs de ces dits mails que vous n’êtes pas disposés à laisser votre boîte mail sans défense face à l’assaut de vos collègues désireux de vous faire part de tels ou tels problèmes.

Mais Comment Jason, me direz-vous ? Et bien j’ai la réponse, si si … (pour une fois me rajouterez vous).

Pour ce faire allons dans préférences et dans mail (fenêtre de gauche) et dans la fenêtre de droite descendons jusqu’à l’encart « Réception des mails ».

Regardons en bas et intéressons nous à la coche « envoyer une réponse automatique par mail : »

Cochons là et remplissons le champ texte par le mail que vous voulez envoyer en retour, pour ensuite remplir les dates de début et de fin de votre absence (pour que vos collègues puissent dès le jour de votre retour rattraper votre retard et vous transférer vos 450 mails tant attendus avec ferveur).

En espérant que ce tutoriel aura répondu à vos questions, n’hésitez pas à fournir toute remarque utile ou tout oubli en prenant contact avec moi.

FIN

Rédacteur : Jason Pinaud.

Contact : jasonpinaud@hotmail.com